電子帳簿保存法改正で、デジタル化への対応が必須に!(2022年1月より)

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電子帳簿保存法とは

事業者は、経費や売上などの根拠となる資料(領収書、売上伝票、請求書など)を保存する義務があります。電子帳簿保存法とは、これらを紙ではなく、電子データとして保存するための手続を定めた法律です。

ただ、この手続が非常に厳格だったこともあり、ほとんどの中小事業者からは導入されていませんでした。法律の存在を知らない、という方も多いかと思います。

この法律が2022年1月に改正されるのですが、実は全ての事業者が影響をうける、大規模な変更です。

私が推進するデジタル化、クラウド化とも大いに関連しますので、どう変わるのか調べてみました。

法律上の構造や文言は複雑なので、本ブログでは、重要な点のみを説明します。一部例外がある事項などもありますので、詳しく知りたい方はご自分で調べていただきますようお願いします。

どのように変わるのか

根拠資料は、「紙」でもらうもの(お店でのレシートなど)か「電子データ」(通販やオンラインサービスの領収書など)のいずれかですが、それぞれどう変わるのか、どう対応しなければならないのか、が異なります。

今までは、
・「電子データ」は、データのままor紙に印刷して保存
・「紙」は、紙のまま保存
という方がほとんどだったのでは無いかと思います。

しかし、2022年1月以降は、
・「電子データ」は、データのまま保存しなければなりません。紙に印刷して保存してはいけない、という内容に法律が変わります。
なお、
・「紙」は、紙のまま保存orスキャンしてデータ保存(原本は廃棄可能)、が選択できるようになります。

※正確には、従来から選択できたのですが、先述の理由でほぼ利用されていませんでした。今回の改正で、手続が緩和され、利用しやすくなったと言えます。

総合的には、今まで経理事務のデジタル化を行っていた方にとっては非常に歓迎すべき改正ですが、全て紙ベースなどアナログな経理を行っていた方からすれば、PCでの保存作業など、作業方法を変化を強制される、苦しい改正である、と言えます。

どう対応すればよいのか

データで保存するだけではなく、会計データと紐づけて、スムーズに探せる必要があります。

法律の目的は税務調査に置かれていますので、例えば「〇月〇日にAmazonで購入した備品の領収書を見せてください」と言われたら、すぐに提示できるような状態で保存しておく必要があります。

対応方法のパターンを考えてみます。

(1)会計システムにアップロードする
会計システムに入力されている取引データと、直接紐づける方法です。
MoneyForwardやfreeeにはアップロード機能が搭載されているので、これを利用するのが直接的で最も分かりやすいかと思います。

他の会計システムでも、すでに対応しているものや、これから対応するものがあるかと思いますが、お使いのシステムの機能や対応予定を確認しておく必要があるかもしれません。

尚、「紙」をスキャン保存するためには、「電子データ」の保存よりもやや条件が厳しめですが、MoneyForwardやfreeeは、紙のスキャン保存にも対応したアップデートをしてくれるものと期待しています。

(2)クラウドストレージに保存する
Google driveや、Dropboxなどの、クラウドストレージに保存する方法です。
取引データとは直接紐づかないので、ファイル名を工夫して、取引データと紐づける工夫が必要になります。

(3)自分のパソコンのストレージ(HDD、SSD)に保存する
必要な作業としては(2)と同様ですが、お勧めしません。
なぜならば、自分のパソコンが破損してデータ取り出せなくなった場合のリスクが大きいからです。

定期的にバックアップを取っておくという方法もありますが、そこまでするのであればクラウドストレージを使った方が楽かと思います。

感想

経理のデジタル化は、今回の改正で非常にしやすくなったと思います。

電子データの紙保存禁止は、少し厳しすぎるというか、急激にデジタル化にハンドルを切ったな、という印象ですが、逆を言えば、それだけ本気度も強いということですかね。

いずれにしても、この義務化をきっかけにして、本腰を入れてデジタル化を進めていきましょう。

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